Tietosuojailmoitus

TIETOSUOJAILMOITUS

KÄSITTELYN TARKOITUS

KiVa Koulu® on Turun yliopistossa kehitetty kiusaamisen vastainen toimenpideohjelma, jonka käyttäjiksi perusopetuksen koulu voi rekisteröityä. Ohjelman käytöstä ja sen käyttäjistä muodostuu Turun yliopistolle rekisteri.

KÄSITTELYPERUSTE

Käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Henkilötietoja kerätään asiakkuussuhteen hoitamiseen.

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT

Tämä tietosuojailmoitus kattaa rekisterin, jonka rekisterinpitäjänä on Turun yliopisto.

KiVa Koulu -toimenpideohjelma, INVEST tutkimuskeskus ja lippulaiva, 20014 Turun yliopisto, sähköpostiosoite: kivakoulu@utu.fi

KiVa Koulu -toimenpideohjelma sisältää erilaisia sovelluksia koulujen käyttöön. Sovellusten käytöstä voi syntyä henkilörekistereitä. Ohjelman sovelluksista voi muodostua rekisteri myös toiselle rekisterinpitäjälle (yleisimmin opetuksen järjestäjä). Sovellusten tietosuoja-asiat on selostettu alla.

ASIAKASREKISTERI

KiVa Koulu –ohjelmaan rekisteröityneet perusopetuksen koulut muodostavat asiakasrekisterin. Koulujen rehtoreiden sekä yhteyshenkilöiden puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet tallennetaan rekisteriin. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään viestintään. Sovelluksista vain KiVAppi tarkistaa tietoja asiakasrekisteristä (rehtorin sähköpostiosoitteen/rehtoreiden sähköpostiosoitteet) käyttäjätilien luomisen yhteydessä.

VERKKOSIVUT JA INTRANET

KiVa Koulun verkkosivut (kivakoulu.fi ja kivaskola.fi) eivät tallenna tietoja käyttäjistä eikä sivustoilla ole käytössä evästeitä.

KiVa Koulu -ohjelman toteuttamiseksi rekisteröidyillä KiVa-kouluilla on pääsy KiVa-intraan. Intran käyttäminen vaatii kirjautumista joko opettajatunnuksilla tai koordinaattoritason tunnuksilla. Käyttäjistä, jotka kirjautuvat sivustolle opettajatason kirjautumista käyttäen, tallentuu IP-osoite ja kirjautumisaika sekä tekniset lokitiedot. Ohjelman tarkoituksenmukainen käyttö edellyttää lisäksi ohjelmaa koulussa koordinoivalta ja rehtorilta käyttäjätilin käyttämistä. Tämä koordinaattoritason käyttäjätili tarvitaan oman koulun tietojen päivittämiseen. Koordinaattoritason käyttäjistä tallennetaan sähköpostiosoite, tieto viimeisimmän kirjautumisen ajankohdasta sekä lokitietoja käyttäjän tekemistä koulutietojen ja käyttäjätilien muutoksista. Jos henkilö koordinoi ohjelman käyttöä koulussaan, hän voi itse katkaista koululiitoksen käyttäjään. Koululiitoksen voi myös katkaista joku toinen kouluun liitetty koordinaattoritason käyttäjä. Koululiitoksen katkaiseminen estää koulun tietoihin pääsyn. Käyttäjätilin poistamiseksi voi olla yhteydessä KiVa-toimistoon (kivakoulu@utu.fi).

KiVa-intra käyttää vain sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä (tieto kirjautumisesta). KiVa-intran lokitietoja säilytetään 24 kk, minkä jälkeen ne poistetaan. Jos sähköpostiosoitteen käyttäjä ei ole asettanut tililleen salasanaa, ei tiliä ole vahvistettu. Vahvistamattomat käyttäjätilit poistetaan 30 päivän jälkeen tilin luomisesta.

KIVAPPI

KiVAppi-sovellus on Turun yliopistossa kehitetyn KiVa Koulu® -ohjelman käyttäjiksi rekisteröityneille kouluille tarkoitettu työväline kiusaamistapausten selvittämisen tukemiseen ja tapausten kirjaamiseen. KiVAppi-sovellukseen rekisteröityneistä henkilöistä syntyy rekisteri, johon tallentuvaa tietoa käytetään palvelun ylläpitoon ja kehittämiseen. Koulu voi itse ratkaista käyttääkö sovellusta.

Henkilötietoryhmät KiVAppi-sovelluksessa

KiVAppi-sovellukseen rekisteröityneistä henkilöistä tallentuu rekisteriin nimi, sähköpostiosoite ja koulu, jossa he työskentelevät. Rehtori vahvistaa jokaisen kouluun liitetyn käyttäjätilin ja vastaa pääsyoikeuksien säilymisestä ajan tasalla. Sovelluksen tarkoituksen mukainen käyttö edellyttää, että pääsyoikeus on ainoastaan niillä koulun henkilökunnan jäsenillä, jotka vastaavat kiusaamistapausten selvittämisestä kyseisessä koulussa. Turun yliopisto on käyttäjätileistä muodostuvan rekisterin tietojen käsittelijä, ja jokainen koulu on rekisterin pitäjä oman koulun käyttäjätilien osalta.

Palvelusta poistetaan vuosittain viisi vuotta KiVa Koulu -ohjelmaa käyttämättömien koulujen rehtorien ja sovelluksen käyttäjien yhteystiedot.

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Kiusaamistapausten kirjaamisesta syntyy erillinen rekisteri, jonka rekisterinpitäjä on opetuksen järjestäjä. Tämä rekisteri on henkilörekisteri. Sovelluksen tarjoajana Turun yliopisto on tietojen käsittelijä. Sovelluksen kautta annettuihin oppilaita koskeviin tietoihin pääsevät koulun vahvistetuilla käyttäjätunnuksilla rehtori ja henkilöt, joiden käyttöoikeudet hän on vahvistanut sekä palvelun teknisten vikatilanteiden selvittämiseksi palveluntarjoaja (A1 Media Oy). KiVa Koulu -ohjelman henkilökunnalla ei ole pääsyä koulun sovellukseen syöttämiin tietoihin, eikä Turun yliopisto käytä näitä tietoja vaan ne kerätään ainoastaan koulujen omaa dokumentointia varten.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus KiVAppi-sovelluksen tietojen osalta

Sovelluksen käyttöön ottaneella koululla on oikeus pyytää Turun yliopistolta pääsy koulua koskeviin henkilötietoihin (kouluun liitetyt, rekisterissä olevat käyttäjätilit) sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.

KIVA-PELIT

Pelisovelluksista KiVa-peli 1 ja Pulmikas ei synny henkilörekisteriä. Kun oppilas rekisteröidään pelaajaksi KiVa-peli 4 -peliin, tallentuvat opettajan antama käyttäjänimi ja käyttäjätilikohtainen eteneminen pelissä sekä IP-osoite rekisteriin. Turun yliopisto on rekisterin pitäjä lokitietojen osalta, kun taas pelaajalistoista ja käyttäjänimistä muodostuvan rekisterin pitäjä on koulu. Tältä osin Turun yliopisto on tietojenkäsittelijä. Koulukohtaisiin pelaajalistoihin ja käyttäjätililistauksiin on pääsy kyseisen koulun henkilökunnalla sekä ongelmatilanteiden ratkaisemiseksi ja selvittämiseksi palveluntarjoajalla (A1 Media Oy) ja KiVa Koulu -ohjelman henkilökunnalla. Peleistä kertyvää lokitietoa käytetään pelien (KiVa-peli 1 ja KiVa-peli 4) pelaajamäärien seuraamiseen.

KIVA-KYSELYT

KiVa Koulu -ohjelmaan kuuluvien oppilas- ja henkilökuntakyselyiden vastaukset tallennetaan suoraan Turun yliopiston palvelimelle, jolle on pääsy ylläpitoperusteista kyselyiden teknisellä toimittajalla (Anders Innovations Oy) ja Turun yliopiston IT:llä. Kyselyistä kertynyttä dataa käytetään tutkimukseen.

KIVASHOP-VERKKOKAUPPA

KiVaShop on KiVa Koulu -ohjelmaan kuuluvan lisämateriaalin myyntiin tarkoitettu verkkokauppa, jonka ylläpitäjänä toimii Turun yliopisto ja teknisenä ylläpitäjänä A1 Media Oy. Verkkokaupassa tilaajan antamat yhteys- ja laskutustiedot tallennetaan asiakasrekisteriin, joita käytetään tilauksen toimittamiseen, laskutukseen ja asiakassuhteiden hallinnoimiseen. KiVa-toimisto ja yliopiston laskutuksesta vastaavat henkilöt käsittelevät näitä tietoja. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.

KOULUTUKSET JA TAPAHTUMAT

KiVa Koulun järjestämiin koulutuksiin ja eri tapahtumiin ilmoittautuva antaa nimi-, yhteys- sekä laskutustiedot osallistujarekisteriin. Ilmoittautumisissa käytetään ensisijaisesti Turun yliopiston kontaktin- ja tapahtumanhallintapalvelu Konstaa. https://www.utu.fi/fi/tietosuoja/tietosuojailmoitus/konsta

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT

KiVa Koulu -toimenpideohjelma käyttää palveluntarjoajia sähköisten palveluiden ylläpitoon ja kehittämiseen. KiVa-kyselyiden osalta palveluntarjoajana toimii Anders Innovations Oy. Kyselyvastauksien muodostamaan rekisteriin on pääsy KiVa Koulu -ohjelman henkilökunnalla, Turun yliopiston INVEST psykologian niillä tutkijoilla, joiden tutkimuksessa tarkastellaan KiVa Koulu -ohjelmasta kertynyttä data-aineistoa, Turun yliopiston IT-tuella (ylläpidollisia toimia varten) sekä Anders Innovations Oy:n kehittäjillä ja tukipalveluhenkilökunnalla palvelun ylläpitämiseksi ja tarkoituksenmukaisen käytön varmistamiseksi. KiVa Koulun asiakasrekisteri, joka kattaa tiedot koulujen rehtoreista ja yhteyshenkilöistä sekä edellä mainittujen KiVa-intraan ilmoitetut yhteystiedot ja tiedon käyttäjätunnuksista, sijaitsee Turun Yliopiston palvelimella. Palvelun teknisestä ylläpidosta vastaa tietojen käsittelijän roolissa Sofokus Oy. Yhteistyö kattaa sopimuksen mukaan rekisteriin kertyneiden tietojen ylläpidon ja muokkaamisen, käytettävyyden sekä henkilötietojen poistamisen pyydettäessä.

Pelisovellusten (KiVa-peli 1 ja KiVa-peli 4) lokitietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen käsittelyssä ei tehdä automaattista profilointia.

PÄÄSY-, OIKAISU-, POISTAMIS-, RAJOITTAMIS- JA VASTUSTAMISOIKEUS

Koulun rehtorin ja yhteyshenkilön tehtävänä on päivittää oman koulunsa tiedot vuosittain. He pääsevät Turun yliopiston rekisteriin KiVa-intran kautta omilla tunnuksillaan.

Palveluun kirjautuneella käyttäjällä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseä koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.

VALITUSOIKEUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Palveluun kirjautuneella käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

TY TIETOSUOJAVASTAAVA

Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet Turun yliopistossa kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/privacy/data-security-description